Diretiva Europeia para Faturação eletrónica.
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- Diretiva Europeia para Faturação eletrónica.
Faturação eletrónica nos Contratos Públicos.
Prepare a sua organização!
Desde 1 de janeiro de 2019, que fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.
A faturação eletrónica surge como uma obrigação legal no fornecimento de bens e serviços às entidades públicas europeias.
Para além de requisito legal, é também uma oportunidade de agilizar a faturação e reduzir custos inerentes a este processo. A tendência é incontornável, e partir do próximo ano, o modelo de fatura eletrónica a seguir vai ser igual em toda a UE.
A sua empresa é fornecedora de entidades públicas? Nesse caso, também está abrangida pelas novas regras de faturação.
Prepare atempadamente o seu negócio para o cumprimento da lei.
Faturação eletrónica. O que é?
De acordo com a Diretiva Europeia 2014/55/EU, a fatura eletrónica "é um documento que foi emitido, transmitido e recebido num formato eletrónico estruturado e que possibilita o seu processamento automático e eletrónico”.
O tratamento de uma fatura eletrónica é exclusivamente digital: desde a emissão, ao envio, receção e arquivo das faturas tudo decorre unicamente por via eletrónica.
A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura específica e definida por um modelo standard europeu e posteriormente, enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador.
A fatura deverá ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
O que é uma Fatura Eletrónica
Elementos obrigatórios Fatura Eletrónica.
Faturação eletrónica. Dados obrigatórios.
Para que as faturas eletrónicas estejam em total conformidade com a diretiva europeia, deverão conter os seguintes elementos:
Elementos identificadores do processo e da fatura:
- Período de faturação
- Informações sobre o vendedor
- Informações sobre o comprador
- Informações sobre o beneficiário
- Informações sobre o representante fiscal do vendedor
- Referência do contrato
- Condições de entrega
- Instruções de pagamento
- Informações sobre ajustamentos ou encargos
- Informações sobre as rubricas da fatura
- Totais da fatura
- Discriminação do IVA
O que não é uma Fatura Eletrónica?
Envia as suas faturas exclusivamente em PDF para clientes? Segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.
Não são consideradas faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):
- Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
- Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
- Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
- OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
- Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.
Faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.
PDF não Fatura Eletrónica.
Fatura eletrónica. A quem se aplica a diretiva.
Faturação eletrónica. A quem se aplica?
Todas as Entidades Públicas e empresas abrangidas pelo Código dos Contratos Públicos terão que respeitar esta diretiva. Fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.
As regras aplicam-se à faturação no âmbito da contratação pública e, por isso, têm impacto também nos fornecedores privados.
A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.
Quando entra em vigor a faturação eletrónica na Administração Pública?
A Diretiva 2014/55/EU, que impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de contratação pública em toda a União Europeia, está em vigor desde 2014.
No entanto – e em termos práticos – os prazos-limite para a aplicação efetiva destas regras são os seguintes:
Prazos específicos para Portugal:
A 31 de dezembro de 2018: terminou o período de transição previsto na recente atualização do Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017), que antecipa a transposição da Diretiva 2014/55/EU.
Desde 1 de janeiro de 2019: Obrigatoriedade total. Todos os contratos com a Administração Pública devem ser faturados em formato eletrónico.
Prazos gerais previstos na Diretiva Europeia:
Até 18 de abril de 2019: este é o prazo com que os Estados-Membro contam para transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública.
Até 18 de abril de 2020: as entidades públicas regionais ou locais podem beneficiar de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva.Este adiamento só é válido nos Estados-Membro que efetivarem esta opção na transposição nacional da Diretiva.
Faturação eletrónica. Vantagens.
Além de garantir o cumprimento da legislação, implementar a faturação eletrónica na sua empresa permite-lhe simplificar, controlar, diminuir a burocracia e aumentar a rastreabilidade do processo de faturação. Isto para além da diminuição de custos e recursos necessários.
As faturas eletrónicas podem representar uma poupança de 80% nos custos de receção e de 90% nos custos de envio.
Uma vez que o envio da fatura é eletrónico e o tratamento de dados é automático por parte do cliente, a fatura eletrónica pode também criar condições para um pagamento mais célere.
Vantagens da fatura eletrónica para o meu negócio.
Diretiva 2014/55/EU. Preciso de conhecer os detalhes?
Não precisa conhecer ao detalhe as exigências desta Diretiva Europeia, desde que o software que usa para faturação esteja preparado para responder a estas exigências comunitárias, gerando e transmitindo a fatura no formato requerido.
