Tudo o que precisa de saber sobre o ficheiro SAF-T em 2021 

 

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O SAF-T (Standard Audit for Taxes Purposes) é um ficheiro que, num formato normalizado XML, contém toda a documentação fiscalmente relevante de uma empresa, relativa a um determinado período de tempo.
Este ficheiro integra os processos de faturação de qualquer empresa. Mas, será que sabe tudo sobre este documento e quais as obrigações associadas ao mesmo?
Descubra neste artigo os aspetos fundamentais sobre a comunicação com a Autoridade Tributária através do ficheiro eletrónico SAF-T.

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O que é o SAF-T?

Qualquer empresa que realize transações comerciais deverá comunicar a sua faturação mensal à Autoridade Tributária. Na versão portuguesa, o SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes — Portugal Version) define-se como um ficheiro predefinido em linguagem XML, destinado a permitir uma exportação fácil e, em qualquer momento, de um conjunto predefinido de registos fiscais e contabilísticos, num formato legível, independentemente do programa utilizado.
Em 2008 foi introduzida em Portugal a obrigação de exportar o ficheiro SAF-T para que as autoridades fiscais pudessem fiscalizar as empresas de uma forma mais eficiente. O ficheiro aplica-se a entidades com sede ou estabelecidas de forma permanente em Portugal, sujeitas a imposto sobre o rendimento.

Em Portugal, esse ficheiro é utilizado com algumas modificações, uma vez que a nível internacional é designado por SAF-T PT, para o distinguir de outros países que o utilizam. A nível nacional, todas as empresas que tenham atividade comercial, industrial ou agrícola são obrigadas a enviar a totalidade do que faturam mensalmente à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Este ficheiro, serve justamente para realizar esta comunicação.

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Só existe um tipo de ficheiro SAF-T?

Na realidade existem dois tipos de ficheiros SAF-T, o SAF-T de Faturação e o SAF-T de Contabilidade. Para não confundir estes dois tipos de ficheiros, vamos explicar as diferenças entre ambos.

SAFT de Contabilidade

Um ficheiro completo que pode ser exportado por softwares de faturação e que deve ser enviado sempre que seja exigido pelos serviços de Inspeção Tributária e Aduaneira e que serve também para a realização de auditorias.

SAFT de Faturação

Pode ser igualmente exportado por softwares de faturação, porém, é considerado um ficheiro mais simples. Deve ser enviado todos os meses à Autoridade Tributária e Aduaneira e tem como finalidade analisar a faturação mensal das empresas, devendo ser adicionado ao dossier fiscal de cada empresa.

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O que contém um ficheiro SAF-T?

O ficheiro SAF-T é constituído por vários dados:
Dados da Empresa: Nome, morada, cidade, país, contribuinte, e-mail e website.
Dados dos Clientes: Nome, morada, cidade, país e contribuinte (de todos os clientes, mesmo que não tenham sido emitidas faturas).
Dados dos Produtos/Serviços: Designação e tipo de todos os produtos e/ou serviços.
Dados de Faturação: Todas as faturas, recibos, notas, guias e outros documentos emitidos no período em questão, mesmo que tenham sido cancelados.

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Conheça a resposta às dúvidas mais comuns sobre os ficheiros SAF-T

Quem é obrigado a enviar o ficheiro SAF-T de faturação à Autoridade Tributária e Aduaneira?

Segundo as informações no Portal das Finanças, são obrigados a enviar o ficheiro SAF-T (PT) de faturação todos os sujeitos passivos que exerçam a título principal uma atividade comercial, industrial ou agrícola. Esta obrigação também se estende aos sujeitos passivos que utilizem um programa de faturação certificado.

Qual é o prazo para o envio do ficheiro SAF-T de faturação?

Caso a sua empresa faça a comunicação referente à faturação através do SAF-T (PT), o prazo limite para enviar o ficheiro à Autoridade Tributária é o dia 12 do mês seguinte ao período de referência. Isto quer dizer que caso pretenda comunicar a faturação da sua empresa relativa a julho de 2021, tem até ao dia 12 de agosto para o fazer.

A minha empresa envia sempre o ficheiro SAF-T (PT) de Faturação mensalmente à AT. Mas, deixámos passar o prazo este mês. Vamos ser penalizados?

Muito provavelmente, sim. No caso de existirem atrasos nas obrigações fiscais, está prevista a aplicação de coimas, e por isso mesmo é bem provável que a sua empresa seja penalizada neste sentido. Para evitar que esta situação volte a ocorrer, o melhor é passar esta responsabilidade para um gabinete de contabilidade ou para um contabilista.

Quais são as principais coimas aplicadas pela AT?

As coimas poderão ir desde o valor mínimo ao valor máximo, contudo, a determinação da medida da coima deverá ser graduada em função da gravidade do facto, da culpa do agente, da sua situação económica e, sempre que possível, exceder o benefício económico que o agente retirou da prática da contraordenação. Deste modo, por norma, a coima é fixada inicialmente no limite mínimo.

As coimas mais vulgarmente aplicadas são as seguintes:

Coimas da AT Pessoas Individuais

Contraordenação

Valor Mínimo

Valor Máximo

Falta ou atraso de declarações fiscais

150€

3.750€

Falta ou atraso na comunicação de faturas

200€

10.000€

Omissões ou inexatidões nas declarações entregues

375€

22.500€

Inexistência de contabilidade Organizada

225€

22.500€

Inexistência de modelo de exportação de ficheiro

225€

22.500€

Recusa da exibição da escrita

375€

75.000€

Falta de designação de representantes

75€

37.500€

Impressão de documentos por tipografia não autorizadas

750€

37.500€

Falsidade informática e software certificado

3.750€

37.500€

Coimas da AT Pessoas Coletivas

Contraordenação

Valor Mínimo

   Valor Máximo
Falta de entrega das declarações de início, alterações ou cessação de atividade (IRS/IRC/IVA)

600€

7.500€

Falta ou atraso na entrega de declarações que visem determinar, avaliar e comprovar a matéria coletável (e.g. Modelo 22 e declarações periódicas de IVA)

300€

3.750€

Falta ou atraso na entrega da prestação tributária (e.g. IVA, retenções na fonte, PPC, PAC, PEC, Imposto do Selo, IMT)

30% do imposto devido

100% do imposto devido

Omissões ou inexatidões nos documentos fiscalmente relevantes com imposto em falta (e.g. apresentação de declarações de substituição)

750€

22.500€

Omissões ou inexatidões nos documentos fiscalmente relevantes sem imposto em falta (e.g. apresentação de declarações de substituição)

187,50€

5.625€

Falta do modelo de exportação de ficheiros (SAF-T PT)

450€

22.500€

Não organização da contabilidade de acordo com as regras de normalização contabiilistica

1.000€

10.000€

Atraso na execução da contabilidade, na escrituração de livros ou na elaboração de outros elementos de escrita, ou de registos

500€

5.000€

Falta ou atraso na emissão de recibos ou faturas

300€

3.750€

Não exigência da passagem ou emissão de faturas ou recibos

150€

2.000€

Não conservação de faturas ou recibos pelo período obrigatório

150€

2.000€

A falta ou atraso na comunicação dos elementos das faturas ou inventários

400€

10.000€

Falta de utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação certificados

3.000€

18.750€

Transação ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação que não observem os requisitos legalmente exigidos

3.000€

18.750€

Falta de conta bancária de constituição obrigatória

540€

27.000€

Falta de realização de movimentos através de conta bancária nos termos legalmente previstos

360€

4.500€

Realização de pagamentos através de meios diferentes dos legalmente previstos

360€

4.500€

Falta de designação de representante e designação que omita a aceitação expressa pelo representante150€7.500€