A crescente utilização do email, de plataformas de workflow, a digitalização de informação e as assinaturas digitais, têm vindo a responder a essa mesma necessidade, permitindo de forma gradual e sistemática agilizar os procedimentos e simultaneamente ter um conhecimento e controlo cada vez maior sobre toda a informação que transita internamente.

BENIFÍCIOS

Redução de custos de mão-de-obra;
Redução da utilização do papel;
Disponibilização mais rápida da informação;
Maior fiabilidade dos dados;
Simplicidade no arquivo físico de toda a documentação;
entre outros benefícios em toda a logística organizacional.

iPortalDoc – Conhecimento e Partilha no sítio e no momento certo!

PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

Arquivo da Documentação numa Hierarquia Documental que se adapta à sua empresa

Um dos pontos fortes do iPortalDoc é a sua adaptabilidade. O armazenamento dos documentos é feito numa hierarquia que se adapta à sua empresa, utilizando as mais comuns ferramentas informáticas.

A utilização desta solução, não implica a instalação de nenhum software específico nos locais de trabalho, bastando que as ferramentas mais comuns da Intranet estejam disponíveis, tais como: um navegador Web (ex: Internet Explorer), um leitor de correio electrónico (ex: Outlook), e um gestor de ficheiros (ex: Explorador do Windows).

Neste sentido, a formação torna-se quase dispensável, uma vez que estas aplicações já são do conhecimento geral dos utilizadores.

A formação inerente a esta solução é dirigida para as temáticas mais importantes, como sejam: a classificação documental, os fluxos documentais, a organização documental e a produção de modelos e documentos dentro da própria solução de gestão documental.

Workflows que se configuram de acordo com os seus processos empresariais

O iPortalDoc, permite gerir todo o ciclo de vida de um documento, através da
implementação de fluxos documentais, desenhando facilmente um workflow utilizando a funcionalidade “drag and drop”. Através da definição de “caminhos” a seguir, toda a actividade da empresa pode ser calendarizada, notificando todos os envolvidos através de um simples email.

Definição e configuração de perfis e permissões para os utilizadores

Cada colaborador tem a sua especificidade dentro da organização. O iPortalDoc está preparado para espelhar na Gestão de Perfis os utilizadores, grupos a que pertencem e suas permissões.

Deste modo, cada colaborador tem apenas acesso à informação que diz respeito à sua função, quer ao nível das pastas que compõem a hierarquia documental, quer ao nível dos documentos. Desta forma, elimina-se o ruído e o risco de fuga de informação confidencial.

Associação de documentos a mensagens de correio electrónico e vice-versa

Além da introdução de documentos (upload), o iPortalDoc permite gerar documentos a partir de modelos predefinidos (templates pdf). Rapidamente pode criar cartas, faxes, propostas, encomendas, requerimentos, etc, garantindo a coerência entre todos os documentos do mesmo tipo.

Através da associação de documentos, revisões e ligações a várias pastas poderá ter um conhecimento completo sobre o assunto pretendido e perceber todos os passos que envolveram o documento em análise.

Registo e Gestão de Correspondência e integração com Fax e Email

A gestão da sua correspondência fica bastante facilitada com a utilização do iPortalDoc, sem necessidade de circulação de papel e reduzindo os riscos de extravio.

A correspondência expedida é registada e enviada para o exterior, por exemplo, via fax ou email, através do iPortalDoc, sem necessidade de imprimir os documentos e com a possibilidade de registar e acompanhar todas as acções com comentários.

Criação de Relatórios e Instrumentos de Apoio à Decisão

O iPortalDoc permite-lhe obter relatórios pormenorizados por actividades, colaboradores entre outros items, e obter estatísticas de toda a actividade da sua empresa.

Estes relatórios podem ser exportados directamente para excel, e assumem-se como importantes ferramentas de apoio à decisão. Assim, saberá sempre, por exemplo, os níveis de produtividade, organizados por áreas, departamentos ou mesmo por colaboradores.

Facilidade na Pesquisa de Documentos

Basta a introdução de uma palavra e de um clique para fazer uma pesquisa no iPortalDoc, obtendo rapidamente todos os documentos que na sua classificação incluam esse mesmo termo nas palavras-chave, títulos, sumários, descrição e/ou autores.

Além da filtragem por tipos de entidade, datas de introdução ou elaboração dos documentos, destacamos ainda a possibilidade de pesquisar por estados no workflow, por exemplo: todas as propostas que se encontram à espera de adjudicação.

Integração com Certificados de Assinatura Digital

Para além das assinaturas individuais digitalizadas, esta solução permite-lhe emitir documentos com o certificado da empresa. Para isso, basta criar um fluxo para o efeito e inserir a assinatura/imagem da sua certificação.

Com esta possibilidade, a sua correspondência de email mantém a sua imagem institucional, permitindo-lhe poupar em custos relacionados com a impressão em papel, a sua circulação postal e respectivo tempo de envio.

Segurança da Informação

A segurança da informação é uma das principais preocupações do iPortalDoc. É certo que os documentos têm diferentes níveis de segurança, o que condiciona a permissões/limitações de acesso.

O iPortalDoc prevê estes níveis de segurança, conferindo ao Administrador a autorização para criar diferentes perfis de utilizadores, cujos atributos actuarão no sentido de proibir o acesso ao iPortalDoc sem um mecanismo de autenticação (palavra-passe).

Deste modo, os utilizadores apenas poderão efectuar as suas pesquisas no universo de documentos a que têm acesso, visto que se o utilizador não tiver permissões sobre um determinado documento, o resultado da sua pesquisa será nulo, mesmo que o documento exista no iPortalDoc.

Compete ao iPortalDoc garantir a protecção e segurança dos documentos contra alterações deliberadas ou acidentais, quer de conteúdos, contexto, estrutura e/ou aspecto, sem que seja prevista no processo organizacional da empresa.