O incremento da produtividade das áreas administrativa e financeira das empresas depende, indissociavelmente, da capacidade de eliminar tarefas morosas, de baixo valor acrescentado e de fomentar a utilização de ferramentas que permitam a automatização e digitalização de processos.

Actualmente, grande parte do tempo e recursos financeiros dispendidos pelas organizações diz respeito ao tratamento do processo administrativo de facturação, processo este que obriga a um conjunto de tarefas manuais, desde a introdução de dados no sistema informático à impressão e envio por correio de facturas e outros documentos relacionados. Este problema agrava-se nas empresas de maior dimensão, que lidam diariamente com a emissão e recepção de centenas de documentos que se reflectem inevitavelmente em custos elevados em papel, processamento, impressão, envelopes e taxas de envio de correio.

O recurso a soluções de transacção electrónica de documentos reveste-se neste âmbito, cada vez mais, de uma elevada importância, na medida em que permitem a digitalização e automatização de processos de facturação, promovendo a produtividade, eficiência e competitividade empresarial.

A FACTURA ELECTRÓNICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

A adopção de sistemas de facturação electrónica é hoje uma prioridade assumida já pelo Governo português que, com a Resolução do Conselho de Ministros nº 137/2005, de 29 de Julho, veio determinar a adopção do sistema de facturação electrónica pelos serviços e organismos da Administração Pública até ao final de 2006. A partir de 1 de Janeiro de 2007, a facturação electrónica terá mesmo de ser uma realidade para fornecedores e adquirentes de serviços a organismos públicos, integrados na administração directa ou indirecta do Estado.

Ao disponibilizar um módulo de Facturação Electrónica, que suporta a todo o tipo de transacções electrónicas de documentos, a PRIMAVERA coloca à disposição das empresas uma ferramenta que permitirá implementar um novo dinamismo nas organizações, respondendo à tendência de desmaterialização dos fluxos de informação comercial e fiscal.

O QUE É A FACTURA ELECTÓNICA

A factura electrónica é um documento comercial semelhante ao convencional, mas em formato electrónico, possuindo o mesmo valor fiscal/legal que a factura em papel desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura e satisfaça determinadas condições exigidas por lei. O objectivo destas condições é garantir a autenticidade da origem da factura e a integridade do seu conteúdo.

Com o recurso à factura electrónica, as transacções financeiras e logísticas passam a ser efectuadas electronicamente através da Internet, com benefícios imediatos para o emissor e receptor, tais como: